Şirket Evrakları Kaç Yıl Saklanır? Ticari Defter, Fatura ve Personel Dosyası
Bu yazıda
Kısa cevap: Türk Ticaret Kanunu'na göre ticari defterler, envanterler, finansal tablolar, faturalar ve ticari yazışmalar 10 yıl saklanmalıdır (TTK m. 82). Vergi Usul Kanunu'nda bu süre 5 yıldır (VUK m. 253), ancak uygulamada daha uzun olan 10 yıllık süre esas alınır. SGK'ya ilişkin belgelerin de 10 yıl saklanması gerekir. Süre, belgenin ait olduğu takvim yılının sonundan itibaren başlar.
Her yıl biriken faturalar, bordrolar, sözleşmeler ve yazışmalar kısa sürede ofislerde ciddi bir alan kaplar. Ancak bu belgeleri saklama süresi dolmadan imha etmek hem vergi incelemelerinde hem de olası davalarda şirketi zor durumda bırakabilir.
Belge Türüne Göre Saklama Süreleri
| Belge | Süre | Dayanak |
|---|---|---|
| Ticari defterler, envanterler, açılış bilançoları, finansal tablolar | 10 yıl | TTK m. 82 |
| Faturalar, makbuzlar ve muhasebe belgeleri | 10 yıl | TTK m. 82 |
| Gelen ticari mektuplar ve gönderilenlerin kopyaları | 10 yıl | TTK m. 82 |
| Vergi kanunları açısından defter ve belgeler | 5 yıl | VUK m. 253 |
| SGK'ya ilişkin işyeri kayıtları ve belgeleri | 10 yıl | 5510 s. K. m. 86 |
| Personel özlük dosyaları | İş ilişkisi süresince ve sonrasında en az 10 yıl önerilir | Zamanaşımı süreleri |
Süreler, belgenin ait olduğu takvim yılını izleyen yılbaşından itibaren hesaplanır. Örneğin 2026 yılına ait bir faturanın saklama süresi 1 Ocak 2027'de başlar.
Elektronik Belgeler
e-Fatura, e-Defter ve e-Arşiv belgeleri de aynı sürelere tabidir ve elektronik ortamda saklanmalıdır. Kâğıt ortamda düzenlenen belgelerin aslı ise fiziksel olarak saklanmalıdır; taranmış kopyalar her zaman aslının yerini tutmaz.
Personel Dosyaları ve KVKK
Fiyatınızı hemen öğrenin
2499 TL'den başlayan fiyatlar · Anında eşleşme
Personel dosyaları kişisel veri içerdiği için Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamındadır. Bu dosyaların erişimi kontrollü, kilitli bir ortamda saklanması ve saklama süresi dolduğunda kişisel veri saklama ve imha politikasına uygun şekilde imha edilmesi gerekir. Arşiv deposu seçerken erişim kaydı, kamera ve kilitli birim olup olmadığını sorun.
Arşivi Düzenleme İpuçları
- Belgeleri yıl ve türe göre ayırın.
- Standart arşiv kutuları kullanın ve her kutunun üzerine yıl, belge türü ve imha tarihini yazın.
- Kutuları numaralandırıp dijital bir envanter listesi tutun.
- Saklama süresi dolan belgeleri her yıl düzenli olarak imha edin.
- Arşivi nemden ve yangın riskinden uzak, raflı bir depoda tutun.
Ayrıntılı bilgi için arşiv depolama sayfamıza ve kurumsal arşiv depolama yazımıza bakabilirsiniz.
Ofiste Değil, Arşiv Deposunda Saklamanın Avantajları
- Pahalı ofis metrekaresi arşiv yerine çalışma alanı olarak kullanılır.
- Erişim kontrollü, kameralı ve yangın algılamalı ortamda belgeler daha güvenlidir.
- KVKK kapsamındaki personel ve müşteri dosyalarının yetkisiz erişime karşı korunması kolaylaşır.
- Düzenli bir arşiv, vergi incelemesi veya dava sırasında belgelere hızla ulaşmayı sağlar.
Sıkça Sorulan Sorular
Faturalar kaç yıl saklanmalı?
Türk Ticaret Kanunu'na göre 10 yıl saklanmalıdır. Vergi Usul Kanunu'ndaki 5 yıllık süre daha kısa olduğu için uygulamada 10 yıl esas alınır.
Kapanan şirketin evrakları ne olur?
Tasfiye sonrası da defter ve belgelerin saklanması gerekir; saklama yükümlülüğü tasfiye memurları veya ticaret sicili tarafından belirlenen kişilerce yerine getirilir.
Arşiv deposunda belgelere erişebilir miyim?
Evet. Arşiv depolamada belgelerinize ihtiyaç duyduğunuzda erişebilir veya istediğiniz klasörün size getirilmesini talep edebilirsiniz; erişim koşulları tesise göre değişir.
Saklama süresi dolan belgeler nasıl imha edilir?
Kişisel veri içeren belgeler, kişisel veri saklama ve imha politikasına uygun şekilde, geri getirilemeyecek biçimde imha edilmeli ve imha işlemi kayıt altına alınmalıdır.
İlgili Rehberler
Fiyatınızı hemen öğrenin
2499 TL'den başlayan fiyatlar · Anında eşleşme
